業務用コピー機・複合機の捨て方｜リース返却と購入品の処分・データ消去の手順

業務用コピー機を手放すときの考え方

事務所の閉鎖や移転、機種の入れ替えで出る業務用コピー機・複合機は、重さが100kg前後あり、家庭ごみとしては出せません。リース契約の有無と、内部に残った印刷・FAXのデータが、処分の順番を決めます。家庭用の小型複合機の処分はプリンターの処分方法で説明しています。

まず確認：リース品か自社所有か

業務用コピー機の多くはリース契約です。本体にリース会社の管理シールが貼られているか、経理の契約書類で確認してください。

• リース品：リース会社の所有物です。勝手に処分すると契約違反になり、残債の精算とは別に機器の弁償を求められることがあります。
• 自社所有：購入した機器や、リース満了後に自社のものになった機器です。自社で処分します。

リース品の返却の流れ

1. 契約内容の確認：満了日、中途解約の条件、残債の精算方法を確認します。
2. リース会社または販売店に連絡：返却の希望日を伝えます。引き取りはリース会社が手配する業者が行うのが一般的です。
3. データ消去の確認：返却前にハードディスクを消去するか、リース会社に消去証明を出してもらえるか確認します。
4. 保守契約の解約：カウンター保守の契約はリースとは別契約のことが多いです。

自社所有のコピー機は産業廃棄物：家庭ごみには出せない

事業所から出るコピー機は、家庭の粗大ごみでは受け付けられません。事業活動で出た廃棄物は産業廃棄物として、許可を持つ業者に処分を依頼します。処分の際はマニフェスト（産業廃棄物管理票）が発行されます。

• 販売店・メーカー：自社製品の回収サービスを持っている場合があります。
• 産業廃棄物の収集運搬業者：許可の有無を確認してください。
• 法人向けの不用品回収：事務机・椅子・什器とまとめて処分できます。

個人事業主が自宅兼事務所で使っていた小型複合機は、自治体によって家庭ごみで受け付ける場合と、事業系として断る場合があります。自治体の公式サイトで「事業系ごみ」の扱いを確認してください。

内部のハードディスクとFAXの履歴を消去する

業務用複合機の多くは内部にハードディスクを持ち、印刷・コピー・スキャン・FAXの履歴や、アドレス帳・送信先の番号が残っています。顧客情報の流出を防ぐため、手放す前に消去します。

• 本体の設定メニューにある「データ初期化」「HDD消去」の機能を使います（機種によって名称が異なります。取扱説明書を確認してください）。
• メーカーやリース会社の「データ消去サービス」を利用し、消去証明書を受け取ります。
• 自社でハードディスクを取り外して物理破壊する場合は、保守契約やリース契約に抵触しないか確認してください。

アドレス帳・短縮ダイヤル・FAXの送信先も初期化の対象です。パソコンのデータ消去はパソコンの処分方法にまとめています。

トナー・ドラム・用紙の処分

• 使用済みトナー・ドラムカートリッジ：メーカーの回収プログラムに返送するのが基本です。家庭ごみ・産業廃棄物のどちらに出すかは自治体と契約業者で異なります。
• 未使用のトナー：同じ機種を使う事業所に譲るか、メーカーに回収を相談してください。
• コピー用紙：古紙回収へ。機密書類は溶解処理か細断します。

事務所の閉鎖・移転でまとめて片付けるときは

やるよでは、法人のお客様向けに、コピー機・複合機を事務机・椅子・キャビネット・パソコン・什器とまとめてお引取りします。リース品が混ざっている場合は、返却するものと処分するものを分けてご案内します。データ消去は、本体で初期化していただいたうえでお引取りする流れをおすすめします。内容をお聞きしたうえでご案内します。

詳しくは法人のお客様向けのページをご覧ください。

まとめ

1. リース品か自社所有かを契約書類と管理シールで確認します。
2. リース品はリース会社へ返却します。保守契約は別に解約します。
3. 自社所有は産業廃棄物です。家庭の粗大ごみには出せません。
4. ハードディスク・アドレス帳・FAX履歴を初期化してから手放します。
5. トナーはメーカー回収へ。事務所の閉鎖は什器とまとめて法人向け回収へ。